Phytica geeft veel om jouw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over jou en jouw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen jouw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.
Op deze pagina beschrijven wij ook hoe Phytica gegevens verzamelt, opslaat en gebruikt in de functie van alternatief/complementair zorgverlener. Indien de gebruiker van de website gebruik maakt van de diensten van Phytica, wordt naar de gebruiker van de website gerefereerd als de ‘cliënt, meervoud de ‘cliënten’.
Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Phytica. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 01/07/2025, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over jou door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan je uit op welke wijze wij jouw gegevens opslaan en hoe wij jouw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten jij hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Als je vragen hebt over ons privacybeleid kun je contact opnemen met ons contactpersoon voor privacyzaken, je vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.
Over de gegevensverwerking
Hieronder kan je lezen op welke wijze wij jouw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.
Cliëntendossier
Phytica verzamelt meer gegevens van een cliënt dan van een standaard gebruiker. Voor elke cliënt is Phytica wettelijk verplicht een uitgebreid cliëntendossier bij te houden.
In dit dossier staan de volgende soort gegevens van de client: naam, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, medische gegevens, aantekeningen over de (geestelijke) gezondheidstoestand van de cliënt, en gegevens over de door Phytica uitgevoerde onderzoeken en behandelingen betreffende de cliënt en de frequentie waarmee de cliënt zorg afneemt van Phytica. In het kort documenteert Phytica elke keer dat de cliënt zorg afneemt wie welke zorg wanneer afneemt. Het is mogelijk dat Phytica, met nadrukkelijke toestemming van de cliënt, medische gegevens opvraagt bij een collega zorgverlener of bij een huisarts bijvoorbeeld. Dergelijke gegevens worden tevens opgenomen in het dossier.
Phytica is wettelijk verplicht van elke cliënt een dossier bij te houden in een daarvoor bestemd cliëntendossier. De gegevens in dit dossier blijven 20 jaar bewaard. De gegevens in het dossier worden gebruikt om effectief zorg te kunnen verlenen. Daarbij kan de informatie gebruikt worden voor verscheidene andere doelen:
Financiële Administratie – Voor het opstellen van een factuur bijvoorbeeld.
Geanonimiseerd bespreken tijdens een intervisie – Phytica kan met een collega-therapeut intervisie hebben en dan de casus van cliënt bespreken. Dit is geanonimiseerd; er wordt geen naar een persoon herleidbare informatie besproken.
Informeren andere zorgverleners – Wanneer Phytica afwezig is en een andere therapeut waarneemt of bij doorverwijzing naar een andere therapeut (uitsluitend met toestemming van de cliënt).
Indien het cliëntendossier voor een ander doeleinde gedeeld wordt, wordt dit gedaan met toestemming van de cliënt.
Dossiersoftware
MijnDiAd
Wij gebruiken MijnDiAd om cliëntgegevens vast te leggen en voortgang van het traject veilig te administreren. MijnDiAd is een platform voor medisch-diagnostisch gegevensbeheer. Dit systeem voldoet aan de wettelijke vereisten op het gebied van gegevensbescherming. Zie de privacyverklaring van MijnDiAd: https://www.mijndiad.nl/over-mijndiad/beveiliging-en-privacy/
Labdiagnostiek
RP Sanitas Humanus
Wij gebruiken de diensten van RP Sanitas Humanus voor het versturen, uitvoeren en analyseren van laboratoriumtesten. Naast jouw naam, adres, contactgegevens en geboortedatum worden er ook zogeheten bijzondere persoonsgegevens verwerkt zoals medische gegevens vanuit de aangevraagde testen.
Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. RP Sanitas Humanus is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen.
RP Sanitas Humanus zal de haar ter beschikking gestelde monsters vernietigen direct nadat zij haar analyses en andere werkzaamheden betreffende de monsters heeft uitgevoerd. Bovendien zijn onderzoeksuitslagen uitsluitend beschikbaar voor Phytica en worden deze resultaten via email beveiligd en versleuteld verzonden.
RP Sanitas Humanus is ISO9001 gecertificeerd.
Voedingsoftware
The Athletes FoodCoach
Als onderdeel van onze coaching en voedingsadvies werken wij met The Athlete’s FoodCoach. In dit platform kunnen gegevens zoals voedingslogboeken, trainingsdata en persoonlijke doelen worden opgeslagen. Lees meer in de privacyverklaring van FoodCoach (Engelstalig): https://www.theathletesfoodcoach.com/privacy-statement.html
Website-software
Plug & Pay
Onze website is ontwikkeld met software van Plug & Pay. Voor het afhandelen van bestellingen en betalingen maken wij gebruik van hun diensten. Zij verwerken onder andere NAW-gegevens en betaalinformatie. Zie de privacyverklaring van Plug & Pay: https://plugandpay.nl/privacy-policy/
Webhosting
Hostnet
Onze website wordt gehost bij Hostnet. Dat betekent dat persoonsgegevens die via onze website worden ingevuld, zoals via contactformulieren of bestellingen, op de servers van Hostnet worden opgeslagen. Hostnet treedt in dit geval op als verwerker en heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om jouw gegevens te beschermen. Zie de privacyverklaring van Hostnet voor meer informatie: https://www.hostnet.nl/over-hostnet/privacy-en-cookieverklaring
E-mail en mailinglijsten
Gmail
Voor ons e-mailverkeer gebruiken wij Gmail (via Google Workspace). Daarbij worden e-mailadressen en inhoud van e-mailberichten verwerkt. Zie de privacyverklaring van Google: https://policies.google.com/privacy
Betalingsverwerkers
Mollie
Voor het verwerken van online betalingen maken wij gebruik van betalingsprovider Mollie. Mollie verwerkt onder meer naam, IBAN, e-mailadres en transactiegegevens.
Zie de privacyverklaring van Mollie: https://www.mollie.com/nl/legal/privacy
Verzenden en logistiek
Sendcloud
Voor het verzenden van fysieke producten maken wij gebruik van verzendplatform Sendcloud. Hiervoor worden NAW-gegevens gedeeld met vervoerders. Zie de privacyverklaring van Sendcloud: https://www.sendcloud.com/privacy-policy/
Facturatie en boekhouden
Moneybird
Voor onze boekhouding en het versturen van facturen gebruiken wij Moneybird. Zij verwerken onder andere klantgegevens, factuurdata en betalingsinformatie. Zie de privacyverklaring van Moneybird: https://www.moneybird.nl/privacy/
Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die jij verstrekt. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.
Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan Phytica op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen jouw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.
Jouw rechten
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heb jij als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen jou hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe jij jezelf op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van jouw gegevens enkel naar jouw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij je vragen jezelf te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvang je in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. Je hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.
Inzagerecht
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.
Rectificatierecht
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
Recht op beperking van de verwerking
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot jou de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid
Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over jou die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.
Recht van bezwaar en overige rechten
Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Phytica. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is jouw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan jou ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.
Cookies
Google Analytics
Voor het analyseren van websitebezoek maken wij gebruik van Google Analytics. Daarbij kunnen onder andere IP-adressen en klikgedrag worden verwerkt. Gegevens worden geanonimiseerd waar mogelijk. Zie de privacyverklaring van Google: https://policies.google.com/privacy
Cookies van derde partijen
In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.
Wijzigingen in het privacybeleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind je echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot jou verwerken, dan brengen wij jou daarvan per e-mail op de hoogte.
Contactgegevens
Phytica
Lodewijk Tripstraat 5-3v
1052ER Amsterdam, Nederland
+31619346230
[email protected]
Contactpersoon voor privacyzaken
Emiel Aalbers